PRIJZEN ZAAL EDMA

NIEUW:
01-06-10: De keuken is vanaf heden niet meer beschikbaar, wel zijn er een kookplaat en afwasbakken voor kleine bereidingen. In de tuin van zaal Edma zullen binnen afzienbare tijd woongelegenheden worden gebouwd. De zaal blijft echter nog steeds bestaan en is nog volop te huur.
01-11-09: Edma draait volledig op eigen groene stroom. Er worden 52 zonnecellen op het dak geïnstalleerd door Renovatie Luc Janssens & Freddy Volders
01-10-09: Edma komt volledig in handen van Smile-Events.
01-01-09: Nieuwe, geluidsarme flessenkoeler door Haacht
01-04-08: Vernieuwing podium. De 30-jaar oude doeken worden vervangen door nieuwe, brandwerende, zwarte moltondoeken. Het podium krijgt een nieuwe, geluidsabsorberende vloer.
01-01-08: Nieuwe LED wandverlichting
01-12-07: Extra flessenkoeler geïnstalleerd door Coca Cola

GROTE ZAAL

Bal - fuif - optreden - td: 400 euro
Kwis - Toneel - Trouwfeest - Jubileum - Eetdag: 300 euro per dag (repetitiedag/opbouwdag 30 euro) (meerdere dagen na elkaar > 250 euro per dag)
Algemene vergaderingen, conferenties, scholen op weekdagen: 100 euro

Er is steeds een radio - cd-speler in de zaal die prima werkt, ruim voldoende voor achtergrondmuziek.
Voor andere extra's (licht, geluid, projectie, ... mail of bel even aub)

Bijdrage billijke vergoeding: 25 euro ex btw (dus niet meer afzonderlijk aangeven, Edma betaalt het jaartarief, uw besparing +/- 50 euro)
Bijdrage gebruik container restafval: 25 euro ex btw.

KEUKEN

De grote keuken in Edma is verdwenen. Er is nog wel een kookplaat voor kleine bereidingen of opwarmingen. Er zijn ook 2 afwasbakken.

KLEINE ZAAL

Vanaf heden is de kleine zaal niet meer te huur. Wel kan je de helft van de grote zaal huren. Voor allerlei feesten kost de zaal dan 200 euro.

TUIN

GRATIS GEBRUIK BIJ HUUR VAN DE ZAAL. VERMELD DIT WEL BIJ DE BOEKING! Dan laten we vanzelfsprekend geen andere activiteiten toe.

LICHT EN GELUID

Indien u voor uw evenement extra licht en geluid wenst, dient u dat bij ons te reserveren. We hebben een ruim aanbod aan sterke prijzen! Externe firma's worden in principe niet toegelaten. In het verleden hebben we hier vaak slechte ervaringen mee gehad (beschadigingen, geluidsoverlast, ...).


VERHUURREGLEMENT

CONTRACT

1. Praktisch.
Huur van: ……………………………………………………………………………..
Activiteit:  ……………………………………………………………………………..
Prijs: ……………………………………… ………………………………………….
Datum: ………………………………………………………………………………..
Uren: ………………………………………………………………………………….
2. De verhuurder geeft de door beide partijen gekende zaal Edma in gebruik, gelegen te Vorselaar, Kerkstraat 29. De accommodaties dienen behandeld te worden als een “goede huisvader” en het huishoudelijke reglement dient te worden nageleefd.
3. De huurder dient echter zelf een verzekering tov derden aan te gaan om vernielingen, vandalisme, schade ed te vergoeden tov de verhuurder.
4. De betaling dient maximum 1 week na de activiteit te worden betaald via bovenstaand rekeningnummer. Het voorschot van … euro dient onmiddellijk te worden betaald. Deze overeenkomst is pas bindend na betaling van het voorschot.
5. Bij annulatie van de activiteit heeft de huurder geen recht meer op het voorschot. Wanneer de annulatie minder dan drie maanden voor de dag van activiteit gebeurt, dient de huurder de helft van het contractbedrag te betalen.
6. De huurder verplicht zich alle dranken en ook drankbekers aan te schaffen via Smile Events. Hierop wordt geen enkele uitzondering toegestaan. De prijzen kan je opvragen bij Smile Events.
7. Alle betwistingen betreffende onderhavige overeenkomst behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Turnhout.
8. Na het aflopen van de activiteit dienen volgende werken te worden uitgevoerd om een meerkost te vermijden (20 euro per uur):
- tafels schoonmaken met zeep en water en afdrogen en terug in de garage nr 15 (36 stuks). Stapelstoelen op karren (92 stuks), andere stoeken in kelder. De andere  tafels per 2 in de keuken. Tenzij anders afgesproken.
- toog en buffet schoonmaken
- in de keuken frietketels leegmaken en reinigen, alle toestellen schoonmaken, bestek afwassen en drogen en in de bakjes doen. De vloer schuren of dweilen. Maw alles terug in oorspronkelijke staat brengen.
- leeggoed schikken, frigo’s netjes aanvullen zoals bij aanvang.
- de zaal uitkeren en alle afval verzamelen in zakken.
- asbakken leegmaken in metaalbak, niet in gewone vuilbak en afwassen!!
- alle lichten doven, verwarming uitzetten, vuilbakken leegmaken, alle afval meenemen, tenzij anders afgesproken.
9. Niet brandbare versieringen mogen worden aangebracht, doch nagel en vijzen zijn verbonden. Het gebruik van plakband is enkel toegelaten op de houten plankjes en zeker niet op de muren, deuren, ramen en buitenmuren.
10. Vuilzakken, hand- en vaatdoeken worden in bruikleen gegeven aan 30 cent per vuilzak, hand- of vaatdoek. Deze zijn verkrijgbaar achter de toog. Ontbrekende doeken dienen te worden vergoed. De zakken met afval moet de huurder meenemen onmiddellijk na de activiteit. Je kan ze ook achterlaten in onze container (25 euro retributie ex btw).
11. Het gebruik van de geluidsbegrenzer is verplicht bij elektronisch versterkte activiteiten.
12. Sabam is steeds ten laste van de huurder. Wat de billijke vergoeding betreft, betaalt Edma een jaartarief en hoef je dus niks meer aan te vragen.
13. Bij publieke activiteiten (fuiven en optredens) zal een wc-dame of heer toezicht uitoefenen en een kleine vergoeding mogen ontvangen. Er zal eventueel ook een hamburgerkraam worden voorzien.
14. Wanneer de huurder de tuin wenst te gebruiken, dient dat te worden besproken met Smile Events.
15. Opgemaakt op …………….. in Vorselaar. Elke partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.

De huurder;                                                                              De verhuurder;



BIJZONDERE BEPALINGEN

Voor het verhuren van de lokalen en ruimten van feestzaal EDMA wordt een contract afgesloten tussen enerzijds Smile Event Service en anderzijds de huurder die optreedt als natuurlijk persoon of als rechtspersoon (de rechtspersoon dient in de overeenkomst vertegenwoordigd te worden door hun organen d.w.z. een natuurlijk persoon die zich binnen de grenzen van hun functie in de rechtspersoon, met de rechtspersoon identificeert) of als vertegenwoordiger van een feitelijke vereniging (een feitelijke vereniging wordt, gezien zij juridisch niet bestaat, vertegenwoordigd door een meerderjarige afgevaardigde persoon van die vereniging, die zich hoofdelijk verbindt voor de engagementen van de vereniging en voor alle verantwoordelijkheden waarin dit reglement lastens de huurder voorziet.

Huishoudelijk reglement ter aanvulling van de contractregels.

De opmaak van een contract voor fuiven, bals en ontspanningsactiviteiten kan enkel gebeuren indien de aanvrager vooraf een kennisgevingsformulier heeft ingediend bij de politie van de gemeente Vorselaar en bij de Burgemeester.
Binnen een termijn van 14 dagen, te rekenen vanaf de datum van de opmaak van het contract, dient een waarborg van 450 euro betaald te worden. Bij het in gebreke blijven van de verschuldigde som voor de waarborg, wordt de reservatie geannuleerd. De aanvrager zal hiervan in kennis gesteld worden. Door de ondertekening van het huurcontract en het indienen van het ondertekende contract bij de verhuurder, verklaart de huurder zich akkoord met de voorschriften opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Art. 1: De toelating tot het gebruik van de infrastructuur van zaal EDMA geldt enkel voor de lokalen en ruimten die in het contract vermeld staan en voor de tijdsperiode daarin bepaald. Het is de gebruikers verboden hun rechten op het gebruik van de lokalen en ruimten geheel of gedeeltelijk aan derden af te staan of over te dragen.
Art. 2: De verhuurder of diens afgevaardigde heeft de volle bevoegdheid om controle uit te oefenen. Hij heeft dan ook het volledige toegangsrecht tot alle activiteiten, met uitzondering van besloten vergaderingen.
Art. 3: De verhuurder kan op elk ogenblik het contract wijzigen of intrekken in geval van overmacht, zonder dat hiervoor een schadevergoeding van de verhuurder kan worden gevorderd. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt, zal hierover vooraf met de betrokkene overleg worden gepleegd. Er kan geen aanspraak gemaakt worden op enige vergoeding wegens winstderving.
Art. 4: De waarborgsom wordt na de activiteit volledig in mindering gebracht op de factuur, tenzij een schadegeval of een ernstige tekortkoming werd vastgesteld.
Art. 5: De waarborgsom dient uiterlijk 14 dagen na ondertekening van het contract betaald te worden. Ofwel in de handen van de verhuurder ofwel op rekening 063-9667311-35 met vermelding van datum van het contract en de datum van de activiteit. Zolang de betaling niet is gebeurd, kan niet worden gestart met de voorbereidingen van het geplande evenement.
Art. 6: Bij het niet betalen van de verschuldigde bedragen van drank en huur kan de verhuurder elke vorm van schuldvergelijking toepassen. In dit geval is de huurder eveneens verwijlintresten verschuldigd, zoals bepaald in artikel 7.
Art. 7: Alle laattijdige betalingen worden van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met de wettelijke geldende intrest. De intrest begint te lopen vanaf de dag volgend op die waarop het verschuldigde bedrag moest zijn betaald.
Art. 8: Geen nieuwe reservatie wordt toegestaan zolang verschuldigde betalingen niet werden vereffend.
Art. 9: De verhuurder moet tijdig en schriftelijk in kennis gesteld worden het niet-gebruik van het lokaal of de ruimten waarvoor een reservatie gebeurde of een contract werd afgesloten. Naargelang het tijdstip van de laattijdige annulering is een percentage op de terbeschikkingstelling van de ruimten en lokalen verschuldigd als annuleringvergoeding:
Tot minder dan 1 maand vooraf: 100%
Van 1 tot 3 maanden: 50%
Van 3 tot 6 maanden: 35%
Meer dan 6 maanden vooraf: Voorschot.
Art. 10: Indien wordt vastgesteld dat de huurder niet de feitelijke organisator van de activiteit is of indien de werkelijke activiteit niet deze is die werd opgegeven in de reserveringsaanvraag, wordt de huurprijs vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding ten belopen van 100% van het bedrag.
Art. 11: Aansprakelijkheid. De verhuurde lokalen en ruimten worden geacht in goede staat aan de huurder ter beschikking te zijn gesteld. Elke onregelmatigheid (beschadiging, ontbreken van normaal aanwezig materiaal enz.) moet onverwijld gemeld worden aan de verhuurder of diens gemachtigde op het ogenblik dat de huurder de zaal, het lokaal of de ruimte in gebruik neemt. In aanwezigheid van de huurder wordt hiervan een verslag opgemaakt door de verhuurder. Indien de voorafgaande melding correct en tijdig is gebeurd, wordt de huurder vrijgesteld van enige vergoeding van de vastgestelde schade.
Art. 12: Bij het gebruik van de lokalen en/of ruimte(n) stellen de verhuurder en de huurder vooraf samen een inventaris op van de staat  van de gehuurde ruimte(n). Na afloop van de activiteit wordt door de bovenvermelde personen een nieuwe inventaris opgemaakt waarbij eventuele schade aangericht tijdens de huurperiode wordt opgetekend. De inventaris is onherroepelijk en niet betwistbaar. De huurder is ten opzichte van de verhuurder verantwoordelijk en aansprakelijk voor elke beschadiging aan het gebouw, de inboedel, de omliggende terreinen, veroorzaakt door hemzelf, zijn medewerkers of door om het even welke derde. De verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de huurder reiken verder dan de betaalde borgsom. De borgsom van de zaal bedraagt 450 euro.
Art. 13: De verhuurder is niet aansprakelijk voor het uitvallen of onderbreken van de elektrische verlichting, verwarming, of welke nutsvoorziening dan ook waardoor manifestaties of activiteiten verhinderd worden.
Art. 14: De huurder of aanvrager is aansprakelijk voor elke beschadiging, van welke aard dan ook, aan het gebouw, de inboedel ervan en het omliggende terrein, veroorzaakt hetzij door hemzelf, hetzij door zijn aangestelden of medewerkers, hetzij door toeschouwers of derden.
Art. 15: Iedere schade die naar aanleiding van de activiteit werd veroorzaakt, moet onmiddellijk aan de verhuurder of diens afgevaardigde worden gesignaleerd. Bij betwisting over de omvang van de schade, wordt een minnelijke expertise uitgevoerd waarbij beide partijen een deskundige aanstellen.
Art. 16: Geen herstelling van de schade mag geschieden dan door de zorgen van de verhuurder of met haar voorafgaande schriftelijke toestemming. De kosten voor het herstel van de schade komen ten laste van de huurder. De kosten moeten betaald worden binnen de 15 dagen na kennisgeving. Bij niet naleving van deze termijn, wordt de gebruiker uitgesloten van elk gebruik van de infrastructuur van zaal EDMA totdat het verschuldigde bedrag en de verwijlintresten zoals bepaald in het artikel 7 betaald zijn.
Art. 17: Het betreden van de infrastructuur van zaal EDMA gebeurt op eigen risico. De verhuurder kan niet aansprakelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten noch voor de schade door het gebruik van de infrastructuur, de nutsvoorzieningen van zaal edma of zijn uitrusting.
Art. 18: Naargelang de aard van de activiteit, verbindt de aanvrager zich ertoe om te voldoen aan alle wettelijke voorschriften terzake:
- de geldende politiereglementen
- de voorschriften betreffende de auteursrechten (sabam en billijke vergoeding)
- de voorschriften inzake accijnzen
- de voorschriften inzake openbare orde en goede zeden
Deze opsomming is niet limitatief.
Art. 19: De in het reservatieformulier vermelde contactpersoon moet vanaf de aanvang van de voorbereidingen tot en met het einde van de activiteit aanwezig zijn. Hij mag zich laten vervangen door max. 2 personen. De namen van de plaatsvervangers dienen vooraf, samen met alle andere inlichtingen, op het contract meegedeeld te worden. Als noch de aanvrager, noch diens plaatsvervanger aanwezig is, kan noch met de voorbereidingen, noch met de activiteit worden gestart.
Art. 20: Bij tentoonstellingen is de huurder volledig verantwoordelijk voor de tentoongestelde werken. Het staat hem vrij om hiervoor een verzekering af te sluiten. De huurder is aansprakelijk voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke gevolgen naar aanleiding van misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.
Art. 21: De huurder bevestigt door de ondertekening van het contract dat hij in kennis gesteld werd van de geldende veiligheidsvoorschriften en neemt daardoor alle verantwoordelijkheid in verband met het naleven ervan op zich.
Art. 22: Het is verboden om op het elektriciteitsnet van zaal EDMA toestellen aan te sluiten die het vermogen van het aanwezige net overtreffen. Het is verboden om:
- wijzigingen in de zekeringskasten uit te voeren
- de geluidsbegrenzer te ontregelen
- aan de buitenzijde van het gebouw publiciteit aan de te brengen
- de orde en de veiligheid te verstoren
- de noodverlichting uit te schakelen
- gemotoriseerde voertuigen, fietsen en andere vervoersmiddelen binnen te brengen
- de rust van de omgeving te verstoren
- drank mee naar buiten te nemen
- licht ontvlambare stoffen het gebouw binnen te brengen
Art. 23: De huurder moet erover waken dat de nooduitgangen steeds vrij gehouden worden en door geen enkel obstakel worden belemmerd. De nooduitgangen mogen enkel en alleen in noodgevallen worden gebruikt.
Art. 24: Het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, zoals bepaald in art 21, 22 en 23 kan de verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben, zonder dat hiervoor van de verhuurder enige schadevergoeding kan worden gevorderd.

Contractuele verbodsbepalingen en verplichtingen in hoofde van de huurder

Art. 25: Tijdens de activiteiten, maar ook tijdens de voorbereidingen en repetities, zijn de lokalen waarvoor geen contract werd afgesloten, niet toegankelijk.
Art. 26: Het is verboden nagels, spijker en versieringen aan te brengen op ramen, deuren, muren, vloeren en zolderingen. Het is eveneens verboden te schilderen, plakken of te schrijven op ramen, deuren, vloeren en zolderingen, of hierop enig aanhechtingsmiddel aan te brengen. Het bijplaatsen van apparatuur voor verlichting en muziekinstallaties en aanverwanten kan slechts in overleg met de verhuurder. De aanvrager treft de nodige maatregelingen om te voorkomen dat derden tijdens de activiteit affiches aanbrengen behalve op de houten plankjes rondom de zaal.
Art. 27: Het klaarzetten van het gehuurde lokaal voor de activiteit gebeurt door de huurder in overleg met de verhuurder of diens gemachtigde. De voorbereiding, de activiteit zelf en het opruimen moeten plaatsvinden binnen de vooraf afgesproken tijdslimiet.De uiterste limiet is 05.00u. Indien dit tijdsstip wordt overschreden zonder toestemming tot afwijking, moet de huurder een meerkost betalen van 50 euro per begonnen uur.
Art. 28: De huurder dient zich te schikken naar de contractueel vastgelegde dagen en uren en naar de richtlijnen van de bevoegde personen: de verhuurder, de politie en de brandweer.
Art. 29: Na het einde van de activiteit moeten de gebruikte lokalen en ruimten en het gebruikte materiaal (oa tafels, stoelen, frigo's, huishoudgerief,...) in nette en ordelijke staat worden achtergelaten. Na afloop van de activiteit moeten de koelkasten zich bevinden in de toestand van voor de activiteit. Ze moeten worden uitgeschakeld en gereinigd. Na gebruik moet de toog volledig worden afgeruimd en opgekuist. Alle glazen moeten afgewassen en afgedroogd, op de oorspronkelijke plaats, worden teruggezet. Alle tafels en stoelen dienen te worden gereinigd en op de oorspronkelijke plaats worden teruggezet.
Art. 30: Het verwijderen van materialen en voorwerpen dien niet tot de inboedel van zaal EDMA behoren, gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit, tenzij met de verhuurder anders is afgesproken. Hetzelfde geldt voor het opruimen van het afval dat in de verhuurde lokalen en ruimten en in de onmiddellijke omgeving van de gebruikte infrastructuur werd achtergelaten. Indien de materialen en voorwerpen niet tijdig worden verwijderd, zullen deze op kosten van de huurder door de verhuurder worden verwijderd. De verhuurder is niet verantwoordelijk voor schade aan of diefstal van achtergelaten voorwerpen.
Art. 31: Bij niet naleving van de bepalingen vervat is artikel 29 en 30, betaalt de huurder een schadevergoeding van 30 euro per uur dat nodig is om de gebruikte lokalen en ruimten in nette en ordelijke staat te brengen.
Art. 32: Een lijst van het keukenmateriaal wordt aan de huurder van de keuken ter beschikking gesteld. De keuken wordt onmiddellijk na gebruik grondig opgekuist. Werkbladen en aanrechten worden afgewassen en afval wordt verwijderd. De vloer wordt gekeerd en gedweild. De huurder is ervoor verantwoordelijk dat al het materiaal proper op zijn plaats wordt teruggezet en de elektrische materialen worden uitgeschakeld.
Art. 33: Het sluitingsuur voor bals, feesten en fuiven in zaal EDMA hangt af van de vigerende gemeentelijke reglementering ter zake.
Art. 34: Voor het schenken van sterke dranken moet een bijkomende tapvergunning worden aangevraagd bij de dienst accijnzen. Een kopie van deze vergunning moet bij de huuraanvraag aan de verhuurder worden overhandigd.
Art. 35: Dranken (koude, warme, cocktail, - ...) en snoepgoed moeten bij SMILE EVENTS besteld worden. Het is absoluut niet toegestaan zelf drank en snoepgoed mee te brengen, onder welke vorm dan ook.

Smile events kan ook alle licht- en geluidsinstallaties leveren tegen uitzonderlijke voorwaarden voor huurders van zaal EDMA. Verder kan u bij ons ook terecht voor alle drukwerken, security, tenten, ...