KONINKRIJK BELGIE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE
PERSOONLIJKE LEVENSSFEER
|
|
|
GENEALOGIE EN PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Synthese- en informatienota van
de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten behoeve
van de genealogen |
|
GENEALOGIE EN PERSOONLIJKE LEVENSSFEER ([1][1]) |
Genealogie wordt over het
algemeen gedefinieerd als « de
wetenschap van het stamboomonderzoek, van de ontwikkeling en verwantschap van
geslachten (families) ».([2][2]) Zij is bijgevolg erop gericht de afstamming te reconstrueren
door zover mogelijk terug te gaan. Genealogen kunnen tevens onderzoek doen op
grond van een algemener onderwerp, bijvoorbeeld de stamboom opzoeken van
verschillende bewoners van hetzelfde dorp.
Het belangrijkste materiaal van
de genealogie bestaat derhalve uit gegevens die zowel betrekking hebben op
overleden als op levende personen. Deze gegevens worden vervolgens gecompileerd
en georganiseerd zodat via een naam alle afstammelingen, voorouders en
bloedverwanten van een persoon kunnen worden teruggevonden.
De WPL is van toepassing op elke
geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens,
alsmede op elke niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in
een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen
(artikel 3, §1, van de WPL).
Deze wet is echter niet van
toepassing op de uitsluitend persoonlijke of huishoudelijke activiteiten
(artikel 3, §2, van de WPL). De genealoog die het resultaat van zijn onderzoek
wil overzenden, treedt heel vaak uit het uitsluitend persoonlijk of familiaal
kader. De Commissie heeft immers moeten antwoorden op een tiental verzoeken om
informatie van particulieren en genealogen die hun gegevens op een internetsite
voor genealogie wilden verspreiden, inzonderheid met het oog op de vergelijking
en uitwisseling van gegevens met derden. Volgens de Commissie is het
onontbeerlijk geworden de toepassingsvoorwaarden van de wet op dit soort
onderzoek nader te omschrijven.
Teneinde de invloed van de WPL op
de genealogie te omschrijven, moet een onderscheid worden gemaakt tussen:
a)
a) het geval waarin een genealoog de gegevens
rechtstreeks verzamelt bij de individuen die het voorwerp uitmaken van zijn
onderzoek teneinde deze gegevens aan te wenden voor een genealogisch onderzoek,
alsook het geval waarin de genealoog de gegevens met dezelfde doelstelling
verwerkt nadat hij ze, na een eerste rechtstreekse inzameling, van een andere
genealoog verkregen heeft. In dit geval
wordt de verwerking beschouwd als verenigbaar met de aanvankelijke
doelstelling.
b)
b) het geval waarin de gegevens
worden verzameld met een andere eerste
doelstelling dan die waarvoor de gegevens verder worden verwerkt en aan
genealogen worden bezorgd.
In het eerste geval is de WPL
volledig van toepassing. In het tweede geval geldt voor genealogen het
afwijkend stelsel waarin de wet voorziet en dat is vastgesteld in het
koninklijk besluit van 13 februari 2001.([3][3]) Dit stelsel is van toepassing op de verdere verwerking van persoonsgegevens
met historische doelstellingen.
Het afwijkend stelsel van het
koninklijk besluit van 13 februari 2001 leunt heel dicht aan bij de bepalingen
van de WPL. De verplichtingen zijn zeer gelijkaardig. De volgende opmerkingen
zijn dus mutatis mutandis van
toepassing op de bepalingen van de WPL en van het KB van 13 februari 2001.
Naargelang van de context wordt een en ander verduidelijkt in de volgende
aanbevelingen.([4][4])
Met het oog op de leesbaarheid is
er een bijlage voorzien bij deze nota die een preciezere juridische
beschrijving van het stelsel van het koninklijk besluit bevat.
In de bestanden van de genealoog
zijn de persoonsgegevens met betrekking tot levende en overleden personen
gemengd. De vigerende regelgeving tot bescherming van de persoonlijke
levenssfeer heeft uitdrukkelijk enkel betrekking op de persoonsgegevens van
levende personen.
Toch kunnen de erfgenamen de eer
en de goede naam van de overleden personen inroepen en verdedigen. Indien de
verwerking van de persoonsgegevens van overleden personen schade berokkent aan
de erfgenamen, kunnen zij op grond van artikel 1382 van het Burgerlijk Wetboek
tegen de verantwoordelijke voor de verwerking een vordering inzake burgerlijke
aansprakelijkheid instellen.([5][5])
Uit voorzorg en gemakshalve wordt
aanbevolen dat de genealogen de beginselen van de WPL toepassen op het geheel
van hun bestand. Zelfs als de WPL niet als dusdanig van toepassing blijkt te
zijn op de persoonsgegevens van overleden personen, is het in de praktijk
onmogelijk het resultaat van de onderzoeken van een genealoog te onderwerpen
aan twee verschillende juridische stelsels.
Het stelsel dat van toepassing is
op de persoonsgegevens die een genealoog in zijn bezit heeft, kan als volgt
worden samengevat:
1. Hoedanigheid van de
verwerking (artikel 4, §1, 1°, van de WPL)
Persoonsgegevens moeten eerlijk
en rechtmatig worden verwerkt (artikel 4, §1, 1°, van de WPL). De eerlijkheid
bestaat erin de verzamelde gegevens te verwerken op een transparante en
“eerlijke” wijze in het licht van het kenbaar gemaakte doel. De rechtmatigheid
bestaat erin het geheel van de vigerende wetten na te leven. Zo moeten de
genealogen aandacht hebben voor de wetgeving betreffende bij voorbeeld
auteursrecht: het gebruik van foto’s van personen is onderworpen aan artikel 10
van de wet van 1994 betreffende het auteursrecht. De publicatie bij voorbeeld
van foto’s van een overledene is gedurende twintig jaar na zijn dood
afhankelijk van de toelating van de erfgenamen, behalve indien de overledene
voor zijn dood aan de verantwoordelijke voor de verwerking zijn toestemming had
gegeven.
2. Doeleinden van de
verwerking (artikel 4, §1, 2,° van de WPL)
Zij moeten welbepaald,
uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn.
a) welbepaald en uitdrukkelijk omschreven
De genealoog mag geen onderzoeken
beginnen zonder vooraf nauwkeurig de grenzen van de studie te hebben bepaald.
Bijvoorbeeld: afstamming ten opzichte van bepaalde voorouders, ten opzichte van
een bepaalde familie,… De genealoog kan natuurlijk wel zoveel studies
realiseren als hij zelf wil.
Aangezien genealogie een
historisch onderzoek is, moet zij in beginsel worden beschouwd als onderzoek
met een gerechtvaardigd verwerkingsdoeleinde, want de wetgever heeft zelf de
wettigheid van dergelijk onderzoek erkend.
De genealoog mag niet ermee
instemmen dat de door hem verzamelde persoonsgegevens verder worden verwerkt op
een wijze die onverenigbaar is met het eerste genealogische doeleinde. Hij mag
de gegevens zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon([6][6]) niet meedelen aan derden als hij twijfelt aan de nagestreefde
genealogische of historische doeleinden door laatstgenoemden (zie punt 9 van
deze nota).
3 . Relevantie en evenredigheid
van de gegevens (artikel 4, §1, 3°, en artikel 5f) van de WPL)
Overeenkomstig artikel 4, §1, 3°,
kunnen de genealogen in hun bestand alleen toereikende en terzake dienende
gegevens invoeren die rechtstreeks verband houden met het nagestreefde
genealogische doeleinde.
De gegevens die bij wijze van
voorbeeld en niet beperkend kunnen worden opgenomen, zijn: familienaam,
voornamen, banden met de afstammelingen en de voorouders, geboortedatum, datum
van overlijden,…
Andere gegevens kunnen als niet
gepast worden beschouwd. Zo moeten a-priori de volgende gegevens met meer
omzichtigheid worden behandeld: het bestaan van of de bewoordingen van een
huwelijkscontract of van een testament, de datum van de verloving, de laatste
wilsbeschikkingen,…
b) evenredigheid
en niet overmatig karakter van de gegevens
De evenredigheid en het niet
overmatige karakter worden beoordeeld door de afweging van het belang van de
genealoog om de gegevens te verwerken tegen de rechten van de betrokken
personen. Gegevens die schade kunnen berokkenen of die door de betrokken
persoon als ongepast of gewoon irrelevant worden beoordeeld, kunnen als
overmatig worden beschouwd.
Het evenredig karakter en de
relevantie van een gegeven moeten worden beoordeeld rekening houdend met hun
opportuniteit, gelet op het specifieke doel dat de genealoog nastreeft. Een
genealoog die op zoek is naar de voorouderlijke lijnen die geëmigreerd zijn,
zal meer interesse tonen voor het verleden van deze migranten en voor de
redenen van hun verhuizing (familiale, sociale en eventuele gerechtelijke
context,…). Het resultaat van deze beoordeling zal afhangen van de
bijzonderheden van elk geval.
Andere gegevens zijn gevoelig en
kunnen alleen worden verwerkt met de toestemming van de betrokken persoon. (zie
punt 6 van deze nota)
4. Bijwerking van de gegevens
(artikel 4, §1, 4°, van de WPL)
De genealoog moet gepaste
maatregelen nemen om zich te vergewissen van de juistheid van de verwerkte
gegevens en moet in zijn bestanden de gegevens verbeteren waarvan hij zeker
weet dat ze onjuist zijn. Hij kan aansprakelijk worden gesteld indien hij de
onjuiste gegevens niet heeft rechtgezet.
Een ruw geschatte of onvolledige
datum kan worden aanvaard indien de genealoog geen zekerheid heeft of de
juistheid van deze informatie niet heeft kunnen nagaan. Bij twijfel moet de
genealoog uitdrukkelijk het benaderende of onzekere karakter van een gegeven
vermelden.
5. Bewaartermijn van de
gegevens (artikel 4, §1, 5°, van de WPL)
De bewaartermijn van de gegevens
in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, mag niet
langer zijn dan nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij
worden verkregen of verder worden verwerkt (artikel 4, §1, 5°, van de WPL).
Aangezien de genealogie ertoe
strekt op grond van een patroniem nominatieve gegevensbanken te reconstrueren,
is de noodzaak de personen te kunnen identificeren één van de essentiële
kenmerken van deze activiteit.
Toch moet de bewaartermijn van de
gegevens worden vermeld in de aangifte die de genealoog aan de Commissie moet
overhandigen. Een onbeperkte bewaartermijn kan niet worden aanvaard. Bij het
verstrijken van de opgegeven duur moet de genealoog zijn aangifte wijzigen, dan
wel zijn activiteiten stopzetten en zijn archief als een particulier archief([7][7]) beschouwen.
De bewaring van de gegevens mag
niet langer duren dan nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden
waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt.
Indien de genealoog zijn
activiteiten stopzet, moet hij zijn gegevens wissen uit alle gegevensbanken of
websites waarin zij zijn opgenomen. Hij zal het einde van zijn verwerking
moeten signaleren aan de Commissie.
6. Gevoelige gegevens
(artikelen 6 tot 8 van de WPL)
Het grondbeginsel is het verbod
op verwerking van gevoelige gegevens in de ruime zin, met andere woorden van
die welke betrekking hebben op de gezondheid van de betrokken persoon of op
zijn religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, op het seksuele leven, op
zijn etnische afkomst of op geschillen voorgelegd aan hoven en rechtbanken
alsook aan administratieve gerechten.
De genealoog mag deze gegevens
niet verwerken. Dit principieel verbod kan in de meeste gevallen alleen worden
opgeheven na toestemming van de betrokken persoon.
Hoewel de verwerking van deze
gegevens krachtens de WPL niet verboden is (het wordt niet uitdrukkelijk
vermeld) wanneer zij betrekking hebben op overleden personen, moet worden
gewezen op het risico dat schade kan worden berokkend aan de eer en aan de
goede naam van de overleden personen waardoor de erfgenamen wel degelijk nadeel
kunnen ondervinden. Het verdient aanbeveling deze gegevens alleen te verwerken
als een genealogisch belang dit verantwoordt (bv. wanneer de genealoog wil
aantonen dat een familie door dezelfde ziekte is uitgeroeid,…).
Voor de personen die reeds meer
dan 100 jaar zijn overleden, zijn andere bepalingen van toepassing (wet
betreffende het archief).
Kunnen bijgevolg als gevoelige
gegevens worden beschouwd :
¨ de
gegevens waaruit de religie van de persoon kan blijken, bijvoorbeeld de
vermelding van de bijzondere plechtigheden van een religie (type
huwelijksplechtigheid, heilige communie, doopsel, bar mitswa, besnijdenis,
bekering of wijding).
¨ de
gegevens waaruit de etnische of raciale afkomst kan blijken,
bijvoorbeeld de tribale of etnische afkomst van de persoon, bepaalde fysieke
trekken (huidskleur, haartype of vorm van de ogen…).
¨ de
gegevens waaruit het gerechtelijk verleden kan blijken : hiertoe
behoren de veroordelingen, de delicten die de betrokkene heeft gepleegd of
waarvan hij verdacht wordt, de administratieve sancties.
¨ de
gegevens waaruit de gezondheidstoestand van een persoon kan blijken,
bijvoorbeeld de fysieke of psychologische gebreken, de ziekenhuisopnames, de
ziekten of de oorzaken van het overlijden.
¨
¨ de gegevens waaruit de seksuele
voorkeuren kunnen blijken, bijvoorbeeld het bestaan van een
samenlevingscontract tussen personen van hetzelfde geslacht, het regelmatig
bezoeken van bepaalde plaatsen waar veel personen met dezelfde seksuele
voorkeur samenkomen.
7. Rechten van de betrokken persoon
(artikelen 9 tot 15 van de WPL – artikelen 18 tot 22 van het KB) ([8][8])
A. Recht op informatie
(artikel 9 van de WPL)
Ø Ø Naam en adres van de verantwoordelijke voor de verwerking (de identiteit van de
verantwoordelijke voor de verwerking en de gegevens vereist om hem te
contacteren: gsm-nummer, e-mail, postadres,…);
Ø Ø Doeleinden van de verwerking (het onderwerp van het genealogisch onderzoek. De
klassieke onderwerpen zijn bijvoorbeeld: de reconstructie van agnatische
afstamming, opzoeken van de voorouders en de nakomelingen van illustere of
onbekende personen, patronymisch onderzoek, historisch onderzoek naar families
met een gemeenschappelijk kenmerk,…);
Ø Ø De ontvangers of de categorieën van ontvangers
van gegevens (de persoon moet ervan op de hoogte worden gebracht dat zijn
gegevens kunnen worden meegedeeld aan andere genealogen, aan verenigingen of
aan genealogische gegevensbanken waartoe enkel genealogen toegang hebben, aan
archieffondsen en aan bibliotheken). Aan de betrokken personen moet worden
gevraagd of ze ermee akkoord gaan dat hun gegevens worden verspreid op een voor
het publiek toegankelijke site;
Ø Ø Bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de gegevens van de
betrokken persoon;
Ø Ø Eventueel het niet verplichte karakter van bepaalde antwoorden.
De verplichting tot informatie
geldt tevens voor de genealoog die via een genealogische gegevensbank gegevens
verkrijgt over levende personen.
Wanneer de genealoog
niet-gecodeerde persoonsgegevens verder verwerkt met historische, wetenschappelijke
of statistische doeleinden, moet hij de betrokken persoon op de hoogte brengen
en diens uitdrukkelijke toestemming verkrijgen, zulks voorafgaand aan elke
verwerking van zijn gegevens met genealogische doeleinden.
De verantwoordelijke voor de
verwerking moet voorafgaand aan de registratie van de gegevens de volgende
inlichtingen bezorgen aan de betrokken persoon:
Ø Ø Naam en adres van de verantwoordelijke voor de verwerking;
Ø Ø Een precieze omschrijving van de genealogische (historische) ([9][9]) doeleinden van de verwerking;
Ø Ø De categorieën van verwerkte gegevens (het verdient aanbeveling de
gegevens te ordenen en de betrokken persoon te informeren over het al dan niet
gevoelig karakter van deze gegevens);
Ø Ø Herkomst van de gegevens
Ø Ø Ontvangers of categorieën van ontvangers;
Ø Ø Bestaan van een recht op toegang en op verbetering;
Ø Ø Bestaan van de verplichting aan
de betrokken persoon vooraf toestemming te vragen voor elke verwerking van zijn
gegevens met genealogische doeleinden.
c) Afwijking van de verplichting tot informatie
In de twee voornoemde gevallen is
de verantwoordelijke voor de verwerking vrijgesteld van zijn verplichting tot
informatie indien zij onmogelijk is of onevenredige moeite vergt. Er moet
echter worden bepaald of de beoogde verwerking een eerste verwerking is of
verenigbaar is met de eerste doelstelling, dan wel een verdere verwerking is.
Indien het gaat om een eerste
verwerking of om een verwerking die verenigbaar is met de eerste
verwerking :
De verantwoordelijke voor de
verwerking moet de onmogelijkheid of onevenredigheid verantwoorden in zijn
aangifte aan de Commissie, bijvoorbeeld door te bewijzen dat de te informeren
personen niet konden worden gevonden hoewel een aantal bijgehouden
telefoongidsen is geraadpleegd of dat de gegevens door andere genealogen zijn
meegedeeld na een periode die te lang is om deze personen nog terug te kunnen
vinden. Ook de buitensporige kosten verbonden aan het te grote aantal betrokken
personen die moeten worden geïnformeerd ([10][10]) kunnen worden ingeroepen.
De Commissie publiceert de lijst
met de verantwoordelijken voor de verwerking in het openbaar register zoals
bedoeld in artikel 18 van de wet, waarbij opgave wordt gedaan van de redenen
die aan de vrijstelling ten gronde liggen.
De Commissie doet aan de
genealogen de aanbeveling de overzending van aldus verkregen gegevens aan
bepaalde categorieën van personen te beperken (bij voorbeeld aan de erkende
genealogen of aan de leden van het bestudeerde geslacht,…).
Indien de beoogde verwerking
onverenigbaar is met de eerste verwerking en zich het geval van een verdere
verwerking voordoet:
Het koninklijk besluit voorziet
in een bijzondere procedure om af te wijken van deze onmogelijkheid van
informatie en van voorafgaande toestemming van de betrokken persoon. De
Commissie formuleert in dat geval een Aanbeveling die tevens in het openbaar
register (zie de procedure omschreven in punt III) wordt bekendgemaakt.
B. Recht op verbetering en op
verzet (artikel 12 van de WPL)
Elke persoon die zijn identiteit
kan bewijzen, heeft het recht om de verbetering te verkrijgen van elk hem
betreffend onjuist gegeven. Eenieder is eveneens gerechtigd om wegens
zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen die verband houden met een bijzondere
situatie, zich ertegen te verzetten dat hem betreffende gegevens het voorwerp
van een verwerking vormen.
Hij is tevens gerechtigd
kosteloos de verwijdering van of het verbod op de aanwending van alle hem betreffende
persoonsgegevens te bekomen die gelet op het doel van de verwerking, onvolledig
of niet ter zake dienend zijn. Betrokkene oefent zijn rechten uit door de
indiening van een gedagtekend en ondertekend verzoek bij de verantwoordelijke
voor de verwerking, die beschikt over een maand om de gegevens te verbeteren of
te verwijderen.
Het recht op verzet kan
gedeeltelijk (bepaalde gegevens of gegevensbronnen) of volledig zijn. In het
geval van een volledig verzet worden de gegevens van de betrokken persoon
vervangen door de vermelding “verzet” teneinde de samenhang van het
genealogisch systeem niet in het gedrang te brengen.
De betrokkene moet zijn verzoek
met redenen omkleden en het verantwoorden met zwaarwegende en gerechtvaardigde
redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. De goede naam en de
eer van de personen en de familiale stabiliteit moeten worden beschermd (de
biologische vader of moeder van een niet-erkend overspelig kind kan zich
verzetten tegen de vermelding van zijn naam in de stamboom van het kind
teneinde zijn gezin te beschermen, het kind van een crimineel kan zich
verzetten tegen de vermelding van zijn naam in de stamboom van zijn vader,…).
De genealoog en in laatste instantie de rechter beslist over de
ontvankelijkheid van het verzoek.
De verantwoordelijke voor de
verwerking moet aan de derden aan wie de gegevens zijn meegedeeld, de
wijzigingen bekendmaken die in deze gegevens zijn aangebracht. Wanneer de
derden niet kunnen worden geïnformeerd, bijvoorbeeld in het geval van
schriftelijke en op de markt gebrachte publicaties, wordt de verantwoordelijke
voor de verwerking hiervan vrijgesteld. Ingeval gegevens zijn bekendgemaakt op
een website, kan naast de verbetering van de gegevens op de site, een bericht
dat de aandacht vestigt op de wijziging volstaan om te beantwoorden aan de
vereiste van informatie .
8. Vertrouwelijkheid en
beveiliging van de verwerking (artikel 16 van de WPL)
De verantwoordelijke voor de
verwerking moet maatregelen nemen om de gegevens te beschermen tegen elke
toevallige vernietiging of toevallig verlies alsook tegen de wijziging, toegang
en elke andere niet toegelaten verwerking. Deze maatregelen moeten een
toereikend beveiligingsniveau verzekeren, rekening houdend met de stand van de
techniek, met de kosten voor het toepassen van de maatregelen en met de aard
van de te beveiligen gegevens.
De beveiliging wordt gewaarborgd
door de beperkte toegang tot de gegevens die vereist zijn voor bedoelde
activiteit, alsmede door de beperking van de verwerking tot de personen die
haar nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. De genealoog moet zijn
medewerkers tevens op de hoogte brengen van de bepalingen met betrekking tot de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
De volgende
beveiligingsmaatregelen kunnen worden genomen om de WPL in acht te nemen:
Ø Ø een systeem voor de bescherming
van de gegevens;
Ø Ø aangezien de verspreiding van de
gegevens via gegevensbanken die op het
internet kunnen worden geraadpleegd een risico op afwijking van het
doeleinde kan veroorzaken, moeten gepaste beveiligingsmaatregelen worden
genomen (beperkte toegang, beveiligde verbinding, bij voorbeeld van het
SSL-type, zie punt 10 van de nota);
Ø Ø bescherming door codering van
persoonsgegevens die per e-mail worden verzonden;
Ø Ø met betrekking tot de discussiegroepen
moet de genealoog zich ervan bewust zijn dat de toegang tot deze fora over het
algemeen vrij is en dat niets de beveiliging van de berichten op deze sites kan
waarborgen. De gebruikers moeten in een bericht worden gewaarschuwd voor het
risico op oneigenlijk gebruik en
afwijkingen.
b) In geval van verwerking, toevertrouwd aan een verwerker
Dit geval betreft de genealoog
die zijn gegevens bijvoorbeeld met het oog op de opslag of het beheer ervan
meedeelt aan een verantwoordelijke voor genealogische gegevensbanken (meestal
de verantwoordelijke voor een website over genealogie). De beheerder van de
gegevensbank is een verwerker voor de rekening van deze genealoog in de zin van
artikel 16 van de WPL.
Wanneer de verantwoordelijke voor
de verwerking zijn gegevens aan een verwerker toevertrouwt, moet hij kiezen
tussen diegene die voldoende garanties bieden ten aanzien van de technische en
organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten
verwerking, alsmede de naleving van deze maatregelen verzekeren door
contractuele bepalingen.
In de praktijk stellen websites
met gegevensbanken toegangsovereenkomsten voor die de genealoog enkel volledig
kan weigeren of aanvaarden. Deze methode betekent geenszins dat hij de verplichtingen
uit de WPL niet moet naleven, zodat daaruit volgt dat hij de grootste aandacht
moet besteden aan de criteria voor het kiezen van de verantwoordelijke van dit
soort sites.
9. Publicatie van gegevens op
een website
Op een website met onbeperkte toegang
mag de naam van een levende persoon niet worden vermeld zonder de toestemming
van betrokkene. Er bestaan inderdaad geen waarborgen dat gegevens bekendgemaakt
op een dergelijke site niet worden gebruikt door de internaut die de site
bezoekt om andere dan genealogische redenen.
Uitdrukkelijk informatie over het
bestaan van dit risico moet de betrokken persoon de mogelijkheid bieden met
kennis van zaken in te stemmen met de publicatie op een site die toegankelijk
is voor het publiek. Deze vereiste, instemming te verlenen met kennis van zaken
is gegrond op artikel 4, §1, 2°, van de WPL([11][11]), waarin is bepaald dat met alle relevante factoren en met de redelijke
verwachtingen van de betrokkene rekening moet worden gehouden teneinde te
bepalen of een verwerking al dan niet verenigbaar is met de doeleinden waarvoor
de persoonsgegevens werden verzameld. De persoon aan wie persoonsgegevens
worden gevraagd voor genealogische doeleinden en aan wie wordt meegedeeld dat
zijn gegevens nadien op het internet zullen worden verspreid zonder waarborgen
inzake de toegang tot de site, moet beseffen dat deze gegevens het voorwerp
kunnen uitmaken van latere verwerkingen (bijvoorbeeld met marketing
doeleinden). Aangezien de namen en
voornamen van verwanten vaak als paswoord of als toegangscode worden gebruikt,
bestaat het risico dat zij worden aangewend voor niet aangegeven doeleinden.
Indien de genealoog de
persoonsgegevens wil bekendmaken van personen die hun toestemming voor een
ruimere publicatie niet hebben kunnen of willen geven, is hij dus verplicht de
toegang tot zijn site te beperken. De toegang tot de site zal dus worden
beperkt tot bepaalde specifieke categorieën van personen, zoals de genealogen
of de personen die een gewettigd belang hebben bij de raadpleging van deze site
(bijvoorbeeld de betrokkenen, de leden van het bestudeerde geslacht,…).([12][12])
10. Doorgifte van gegevens
buiten België (artikelen 21 en 22 van de WPL)
In geval van doorgifte naar een
land buiten de Europese Unie moet worden bepaald of dit land een passend beveiligingsniveau
biedt ten aanzien van verschillende parameters: wetten, gedragscodes,
rechtspraak,…
Als dat het geval is, kan de
doorgifte van gegevens plaatsvinden onder dezelfde voorwaarden als die welke
gelden voor een doorgifte naar een land van de Europese Unie. De Europese
Commissie heeft ten aanzien van bepaalde landen een beslissing genomen waarin
het passende karakter van hun beschermingsniveau is erkend (bv. Zwitserland,
Hongarije en gedeeltelijk Canada). De Amerikaanse ontvangers van gegevens die
zich hebben aangesloten bij de beginselen van “Safe Harbour” kunnen ook als
betrouwbare ontvangers worden beschouwd. ([13][13])
In het andere geval moet de
doorgifte, om te worden toegelaten, voldoen aan één van de zes voorwaarden van
artikel 22 van de WPL.([14][14]) De ondubbelzinnige toestemming van de persoon betrokken bij de
beoogde overbrenging maakt het inzonderheid mogelijk gegevens door te geven aan
een land dat geen voldoende beveiligingsgaranties kan bieden in de zin van
artikel 21 van de WPL.
Deze toestemming moet zijn
gegeven met kennis van zaken : de betrokken persoon moet op de hoogte zijn
van het feit dat de Staat van bestemming geen garanties biedt, maar dat zijn
gegevens worden verwerkt volgens dezelfde voorwaarden inzake bescherming als in
de Europese Unie.
11. Aangifte
van de verwerking (artikel 17 van de WPL) ([15][15]) :
a) bij een eerste verwerking of bij een verwerking die
verenigbaar is met de eerste verwerking:
De genealoog die verantwoordelijk
is voor een geautomatiseerde verwerking moet daarvan aangifte doen bij de
Commissie door middel van een ad hoc formulier dat on-line beschikbaar is op de
site van de Commissie.([16][16])
In deze aangifte zijn opgenomen:
Ø Ø de datum van de aangifte;
Ø Ø de naam van de verantwoordelijke
voor de verwerking;
Ø Ø de benaming van de verwerking;
Ø Ø het precieze doeleinde;
Ø Ø de categorieën van verwerkte
persoonsgegevens. Voor de in de artikelen 6 tot 8 van de WPL bedoelde gegevens
moet opgave worden gedaan van de wettelijke grond krachtens welke zij mogen
worden verwerkt;
Ø Ø de categorieën van ontvangers aan
wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
Ø Ø de waarborgen die aan de
mededeling van gegevens aan derden verbonden moeten zijn;
Ø Ø de wijze waarop de personen in
kennis worden gesteld van hun rechten op rechtzetting en op toegang en de
maatregelen die worden genomen om de uitoefening van deze rechten te
vergemakkelijken;
Ø Ø de periode gedurende dewelke de
gegevens worden bewaard na hun laatste verwerking;
Ø Ø een algemene beschrijving om
vooraf te kunnen beoordelen of de veiligheidsmaatregelen afdoend zijn.
Voor elk doeleinde of geheel van
doeleinden die tot één of meer geautomatiseerde verwerkingen leiden is een
aangifte vereist.
De verwijdering van een
geautomatiseerde verwerking of elke wijziging van een gegeven opgenomen in de
aangifte moet specifiek worden aangegeven.
Naast voornoemde aangifte van de verwerking moet de verantwoordelijke voor
de verwerking het gebruik van de niet-gecodeerde gegevens verantwoorden om het
resultaat van het onderzoek te bereiken. Voorafgaand aan de verwerking moet hij
de betrokken persoon informeren en diens toestemming verkrijgen. Bij gebrek
hieraan moet hij bij de Commissie een verzoek tot Aanbeveling indienen (zie
procedure in punt III).
III. BESCHRIJVING VAN HET RECHTSSTELSEL
VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 13 FEBRUARI 2001
Geval waarin de genealogische verwerking volgt op
een eerste verwerking met een ander doeleinde
Het gaat om het geval waarin de
persoonsgegevens niet rechtstreeks voor een genealogische aanwending zijn
verzameld.
Het gaat bijvoorbeeld om
genealogen die toegang hebben tot archieven of tot openbare registers en dus
een afschrift kunnen maken van de fiches van overleden maar ook van levende
personen. Deze gegevens die in eerste instantie door de Staat worden verzameld
en dienen om de akten van burgerlijke stand van de burgers te registreren,
krijgen door het belang dat de genealogen eraan geven een nieuw doeleinde. Deze
gegevens worden opnieuw verwerkt, na de verwerking waarvoor zij oorspronkelijk
waren bestemd.
Volgens het verslag aan de Koning
bij het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ([17][17]) en de rechtsleer ([18][18]) valt de genealogie onder het toepassingsgebied van het afwijkend stelsel
van de WPL. De genealogie kan worden beschouwd als een latere verwerking van
persoonsgegevens voor historische doeleinden. Krachtens het stelsel dat aldus
is ingesteld, mag de verantwoordelijke voor de latere verwerking met
historische doeleinden enkel met anonieme gegevens werken. Indien dat voor hem
onmogelijk is, moet hij met gecodeerde gegevens werken, en indien ook dat
onmogelijk is, kan hij gebruik maken van onbewerkte (nominatieve),
niet-gecodeerde gegevens.
Aangezien de doelstelling van de
genealogie erin bestaat afstammingen te reconstrueren op grond van namen van
personen, van data van belangrijke gebeurtenissen in hun leven, van de plaatsen
waar die gebeurtenissen zich voordeden,… zal de genealoog slechts heel zelden
aanvaarden de ontvangen gegevens te coderen of gecodeerd te ontvangen. Hij zal
dus niet-gecodeerde gegevens verwerken, waarop hoofdstuk II, afdeling drie, van
het koninklijk besluit van toepassing is.
·
· De latere verwerking van
persoonsgegevens voor historische doeleinden wordt verenigbaar geacht met de
oorspronkelijke verwerking wanneer zij wordt uitgevoerd onder de voorwaarden
bepaald in hoofdstuk II van het koninklijk besluit (artikel 4, §1, 2°, van de
WPL en artikel 2 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001).
·
· De verantwoordelijke voor deze
nieuwe verwerking moet in zijn aangifte aan de Commissie de redenen vermelden
waarom de verwerking van gecodeerde gegevens hem niet in staat stelt zijn
historische doeleinden te bereiken (artikel 5 van het koninklijk besluit van
13 februari 2001).
·
· De verantwoordelijke voor de
latere verwerking moet in beginsel en voor elke aanwending van de gegevens aan
de betrokken persoon de volgende gegevens meedelen (artikel 18 van het
koninklijk besluit van 13 februari 2001) :
1.
1. de identiteit van de
verantwoordelijke voor de nieuwe verwerking;
2.
2. de verwerkte categorieën van
gegevens;
3.
3. de herkomst van deze gegevens;
4.
4. de precieze omschrijving van de
nagestreefde doeleinden, bv. de genealogie van familie X of de reconstructie
van de afstammingen van families in een bepaald dorp in een bepaalde periode;
5.
5. de personen voor wie deze
gegevens bestemd zijn,
6.
6. het bestaan van een recht op
raadpleging alsook van een recht op verbetering;
7.
7. het bestaan van de verplichting
om aan de betrokken persoon voorafgaandelijk toestemming te vragen voor de
verwerking van zijn gegevens voor historische doeleinden.
·
· De betrokken persoon moet
uitdrukkelijk instemmen met deze verwerking voor historische doeleinden (art.
19 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001).
·
· De verantwoordelijke voor de
verwerking moet niet voldoen aan deze voorwaarden van informatie en
toestemming:
Ø Ø indien de verwerking beperkt
blijft tot niet-gecodeerde persoonsgegevens die kennelijk door betrokkene zelf
publiek zijn gemaakt of die in nauw verband staan met het publiek karakter van
betrokkene of van de feiten waarbij deze laatste betrokken is of is geweest,
of;
Ø Ø indien de nakoming van deze
verplichtingen onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost en hij zich
heeft gedragen naar de procedure bepaald in artikel 21 van dit besluit.
(artikel 20 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001).
De
verantwoordelijke voor de verwerking die gebruik maakt van deze mogelijkheid
tot vrijstelling vult daartoe zijn aangifte bij de Commissie voor de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan met de volgende gegevens:
1.
1. de precieze omschrijving van de historische doeleinden
van de verwerking;
2.
2. de redenen die de verwerking van
niet-gecodeerde persoonsgegevens noodzakelijk maken;
3.
3. de redenen waarom aan de
betrokken persoon geen toestemming met kennis van zaken kan worden gevraagd of
de onevenredigheid van de inspanningen nodig om die toestemming te verkrijgen;
4.
4. de categorieën personen over wie
niet-gecodeerde persoonsgegevens worden verwerkt;
5.
5. de personen of categorieën van
personen die de niet-gecodeerde persoonsgegevens kunnen raadplegen;
6.
6. de herkomst van de gegevens.
De Commissie
richt binnen een termijn van 45 werkdagen te rekenen van de ontvangst van de
aangifte een aanbeveling aan de verantwoordelijke voor de latere verwerking,
zulks eventueel vergezeld van bijkomende voorwaarden die bij de latere
verwerking van de niet-gecodeerde persoonsgegevens in acht moeten worden
genomen. De termijn van 45 dagen kan eenmaal met dezelfde periode worden
verlengd. De Commissie maakt haar aanbeveling bekend in het openbaar register
(artikel 21 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001).
·
· De resultaten van de verwerking mogen niet worden
bekendgemaakt in een vorm die de identificatie van de betrokken persoon
mogelijk maakt tenzij :
Ø Ø de persoon daartoe zijn
toestemming heeft gegeven en de persoonlijke levenssfeer van derden niet wordt
geschonden, of;
Ø Ø zij betrekking hebben op gegevens
die kennelijk door betrokkene zelf publiek zijn gemaakt of die in nauw verband
staan met het publiek karakter van betrokkene of van de feiten waarbij deze
laatste betrokken is of is geweest (artikel
23 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001).
²
²
²
²
|
SE / 2001 / 034 / 010 NL 06.06.2002 |
GENEALOGIE EN PERSOONLIJKE LEVENSSFEER 1
GENEALOGIE EN PERSOONLIJKE LEVENSSFEER () 2
VOORWOORD 2
I. INLEIDING 3
II. IN DE
PRAKTIJK 3
1. Hoedanigheid van de verwerking (artikel 4, §1, 1°, van de
WPL) 4
2. Doeleinden van de verwerking (artikel 4, §1, 2,° van de
WPL) 4
a) welbepaald en
uitdrukkelijk omschreven 4
b) gerechtvaardigd 4
3 . Relevantie en evenredigheid van de gegevens (artikel 4, §1,
3°, en artikel 5f) van de WPL) 5
a) relevantie van
de gegevens 5
b) evenredigheid
en niet overmatig karakter van de gegevens 5
4. Bijwerking van de gegevens (artikel 4, §1, 4°, van de WPL) 5
5. Bewaartermijn van de gegevens (artikel 4, §1, 5°, van de
WPL) 6
6. Gevoelige gegevens (artikelen 6 tot 8 van de WPL) 6
7. Rechten van de betrokken persoon (artikelen 9 tot 15 van de
WPL – artikelen 18 tot 22 van het KB) () 7
A. Recht op informatie (artikel 9 van de WPL) 7
a) De genealoog die de gegevens bij de betrokken persoon inzamelt, moet hem op
de hoogte brengen van de volgende gegevens: 7
b) Wanneer de gegevens niet rechtstreeks bij de betrokken persoon zijn
verkregen, verschilt de verplichting tot informatie sterk. (art.18 KB) 8
c) Afwijking van de verplichting tot informatie 8
B. Recht op verbetering en op verzet (artikel 12 van de WPL) 8
8. Vertrouwelijkheid en beveiliging van de verwerking (artikel
16 van de WPL) 8
a) Beveiligingsmaatregelen 8
b) In geval van
verwerking, toevertrouwd aan een verwerker 8
9. Publicatie van gegevens op een website 8
10. Doorgifte van gegevens buiten België (artikelen 21 en 22
van de WPL) 8
De doorgifte van
persoonsgegevens binnen de Europese Unie is vrij als de verantwoordelijke voor
de verwerking die de gegevens ontvangt de bepalingen van de wet op de
persoonlijke levenssfeer van de Staat waar hij leeft, in acht neemt. 8
11. Aangifte van de verwerking (artikel 17 van de WPL) () : 8
a) bij een eerste
verwerking of bij een verwerking die verenigbaar is met de eerste verwerking: 8
b) bij een latere
verwerking van niet-gecodeerde persoonsgegevens met historische (genealogische)
doeleinden: 8
III. BESCHRIJVING VAN HET
RECHTSSTELSEL VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 13 FEBRUARI 2001 8
[1][1] Wet van 8 december 1992 zoals
gewijzigd bij de wet van 11 december 1998 tot omzetting van de richtlijn
95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van
natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en
betreffende het vrij verkeer van die gegevens, hierna genoemd de WPL. Een
gecoördineerde versie is on line beschikbaar op het volgende adres : www.privacy.fgov.be.
[2][2] Van Dale, Groot Woordenboek der
Nederlandse taal, 1999.
[3][3] B.S., 13 maart 2001, blz.
7839.
[4][4] Er moet worden onderstreept dat
de mededeling van gegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks bij een levende
persoon zijn verkregen met een genealogische doelstelling en die aan een andere
genealoog zijn doorgegeven, een verdere verwerking met historische doeleinden
is. Aangezien zulks niet onverenigbaar is met de eerste doelstelling, is het
koninklijk besluit van 13 februari 2001 niet van toepassing op deze gegevens.
Het koninklijk besluit van 13 februari 2001 is immers
enkel van toepassing indien de verdere verwerking onverenigbaar is met de
eerste doelstelling, met andere woorden indien de verdere verwerking niet
redelijk kon worden voorzien door de betrokken personen13/02/01.
[5][5] Burgerlijke Rechtbank Brussel,
03/10/1998.
[6][6] Voor de gegevens van overleden
personen is deze toestemming natuurlijk niet vereist, maar elke verdere
verwerking die schade berokkent aan de erfgenamen van de overleden persoon kan
tot schadevergoeding leiden. De Commissie beveelt de genealogen dus aan de
verdere verwerking van persoonsgegevens van overleden personen tot het strikte
minimum te beperken.
[7][7] Dit houdt bijvoorbeeld in dat
de gegevens van websites worden gehaald waarop zij konden worden geraadpleegd
of dat bij geschreven publicaties het medium om ze te verspreiden alleen nog
voor privé-doeleinden wordt gebruikt.
[8][8] Dit punt is natuurlijk enkel
van toepassing op de levende personen.
[9][9] Een verwerking
met historische doeleinden kan een verwerking met wetenschappelijke doeleinden
zijn, maar kan ook een verwerking omvatten die niet aan de wetenschappelijke
criteria voldoet. Een genealoog kan derhalve een beroep doen op de bij de wet toegestane afwijkingen
(verslag aan de Koning, p. 7846).
[10][10] Artikel 31 van het koninklijk
besluit van 13/02/2001.
[11][11] Bij een verdere verwerking met
historische doeleinden in de zin van het koninklijk besluit van 13 februari
2001 is krachtens artikel 23 van dit besluit een gelijksoortige toestemming
vereist voor de resultaten bekendgemaakt in een vorm die de identificatie van
de betrokken persoon mogelijk maakt. Welnu, de publicatie van stambomen op het
internet maakt deze identificatie natuurlijk mogelijk.
[12][12] In de praktijk kan een paswoord
worden toegekend aan de personen die vooraf door de verantwoordelijke voor de
verwerking op de hoogte zijn gebracht van het bestaan van de gegevensbank of
die hun belang bij deze gegevens op eigen initiatief hebben bekendgemaakt voor
zover zij voldoen aan de voorwaarden voor toegang, zoals omschreven door de
verantwoordelijke.
[13][13] Meer details over de landen die
de Europese Commissie heeft erkend als landen met een passend niveau zijn te
vinden op de volgende website: http://www.europa.eu.int/comm/internal_market/fr/dataprot/news/index.htm.
[14][14] De zes voorwaarden zijn :
-
-
toestemming van de persoon;
-
-
De doorgifte is vereist voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de
betrokkene en de verantwoordelijke voor de verwerking of voor de uitvoering van
maatregelen die voorafgaan aan het sluiten van die overeenkomst genomen op
verzoek van betrokkene;
-
-
de doorgifte is vereist voor het sluiten of voor de uitvoering van een in
het belang van de betrokkene tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en
een derde gesloten of te sluiten overeenkomst;
-
-
de doorgifte is vereist of wettelijk verplicht vanwege een zwaarwegend
algemeen belang of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van
een recht in rechte;
-
-
de doorgifte is vereist ter vrijwaring van het vitaal belang van de
betrokkene;
-
-
de doorgifte geschiedt vanuit een openbaar register dat krachtens
wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen bedoeld is om het publiek voor te
lichten en dat door eenieder dan wel door iedere persoon die zich op een
gerechtvaardigd belang kan beroepen, kan worden geraadpleegd, voor zover in het
betrokken geval is voldaan aan de wettelijke voorwaarden voor raadpleging.
[15][15] Dit punt is enkel van toepassing
bij een eerste verwerking met historische doeleinden. Bij een verdere
verwerking met historische doeleinden is een bijzondere aangifte vereist (zie
verder, punt III), ook beschikbaar op de website van de Commissie.
[16][16] Alle informatie over de procedure
voor de aangifte kan worden verkregen via de website van de Commissie www.privacy.fgov.be of via een brief
aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer,
Waterloolaan, 115 – 1000 BRUSSEL, rprmaster@privacy.fgov.be
Er kan ook contact worden opgenomen met de heer Wouter LONCKE
(N) op nummer 02/542.72.26 of met mevrouw Marie MONNIER (F) op nummer
02/542.72.31.
[17][17] Koninklijk besluit van 13 februari 2001
ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de
persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, ( B.S., 13 maart 2001,
p. 7839)
hierna het koninklijk besluit van 13 februari 2001 genoemd.
[18][18] C. de Terwange, S. Louveaux « Protection de la
vie privée face au traitement de données à caractère personnel : le nouvel
arrêté royal », J.T., 2001, p.
457.