Hoe een persbericht opstellen?

Link ergens gebroken?
Zit dan niet te sakkeren, maar
klik even hier!

Persberichten - 1

Een persbericht opstellen
De vraag hoe een persbericht op te stellen, kunnen wij niet zomaar beantwoorden. U moet uzelf eerst afvragen wie de doelgroep(en) van uw mededeling is/zijn, en welke pers u wilt bereiken. Er is immers nogal een verscheidenheid aan media: de dagelijkse regionale, nationale en internationale kranten, wekelijkse, maandelijkse… magazines, vakbladen, reclame- en huis-aan-huisbladen, radio, tv, internetmagazines en -blogs… En naargelang hun verschijningsvorm hebben ze andere deadlines, andere voorkeuren, andere (on)mogelijkheden…
Wat dit magazine betreft, volgt u de spelregels hieronder; lees ze in uw eigen belang. Meer algemene tips vindt u op de volgende pagina.
Hoe een persbericht aan Den Brabo opstellen?
Eerste voorwaarde: uw aankondiging moet in het Nederlands zijn. Nederlands is de enige en officiële voertaal in Antwerpen. Anderstaligen aankondigingen negeren we en ze gaan onmiddellijk richting prullenbak! Akkoord? Lees dan maar voort.
Elke Antwerpse buurt-, culturele-, gehandicapten-, senioren-, toneelvereniging, galerie, hobby-, service-, sportclub, (overheids)organisatie, school,… die een voor iedereen toegankelijk socio-cultureel, legaal evenement organiseert (een benefiet, beurs, braderie, concert, cursus, dansavond, festiviteit, kermis, optreden, quiz, rommelmarkt, sportmanifestatie, tentoonstelling, theatervoorstelling, toeristische wandeling, voordracht, zoektocht… [*]) mag ons daarvan op de hoogte brengen. Wij zullen uw activiteit met graagte en gratis aankondigen. Er zijn echter wel enkele spelregels waarvan wij het zeer zouden waarderen indien u ze respecteert. We hebben zo al werk genoeg.

Wat komt in wel aanmerking?
— Berichten over de fusiestad Antwerpen en de aangrenzende randgemeenten.
Hoe hoort het wel?
— Wie, wat, waar, wanneer, aanvangs- of openingsuren, eventuele doelgroep (*) en/of deelnameprijs;
— een contactadres en/of e-mail en/of webstek;
— een witte achtergrond met leesbare, zwarte letters;
— wij staan bijlagen toe:
      • voor tentoonstellingen, opvoeringen, e.d.: voeg er ook een twee- of drietal jpg-foto's of gif-tekeningen bij (zie TIP 1 onderaan deze pagina — liever niet in hoge resolutie en zeker niet in een Worddocument (pdf kan wel) en, indien voorhanden, uw logo (alles minimum 230 pixels of 8,11 cm breed). Geen foto = geen artikel!;
      • vermeldt, indien vereist, de fotograaf (het copyright — ©)bij foto's en alleszins wie of wat ze tonen. Aan DSC1234 of zoiets hebben wij niets;
      • een korte biografie van de acteur(s), exposant(en), muzikant(en)… is nooit weg;
      • bijlagen zonder extensie (.doc, .jpg… — nogal vaak afkomstig van AppleMac) kunnen wij niet openen en we gaan er ook niet naar raden wat het misschien mogelijk wel eens zou kunnen zijn. Gevolg: prullenmand! Kijk uw mail na voor verzenden;
— Bonaparte Napoleon, Caesar Julius, Presley Elvis, Rubens Pieter Paul (ziet ge nu eindelijk zelf hoe belachelijk dat is?) kennen ze alleen in het telefoonboek of op de belastingen. In om 't even welke tekst (ook sportuitslagen!) zet u de voornamen waar ze horen: vooraan, en de familie- ofte achternamen ook waar ze horen: achteraan. Een persbericht is geen alfabetisch register en wij hebben zin noch tijd uw eventuele ambtenarese telefoonboekmanie om te draaien;
— ten voeten uit: uitsluitend niet-commerciële activiteiten in Groot-Antwerpen en aangrenzende randgemeenten. Den Brabo is een Antwerps magazine;
— we kunnen het niet genoeg herhalen: het gebruik van het Nederlands is verplicht. Anderstalige berichten negeren we en ze gaan rechtstreeks naar de prullenbak;
— meer over het opstellen van een persbericht. (Sommige aanbevelingen in dat artikel zijn niet van toepassing op Den Brabo omdat wij een webkrant maken; voor Den Brabo volgt u de instructies op deze pagina).
Wedstrijdje?
Indien u onze lezers graag een aantal vrijkaarten/gratis boeken/gratis cd's… wilt aanbieden — eventueel door middel van een of ander lezerswedstrijdje — kan dat. Contacteer onze redactie voor precieze afspraken ter zake. En doe dat a.u.b. minstens een zestal weken (vroeger mag ook) op voorhand. Mensen moeten de tijd hebben het artikel te lezen en op het aanbod te reageren, en tegen gisteren kan dat niet.

Wat komt niet in aanmerking?
— De parking daarbuiten. Berichten uit de rest van de wereld dus, tenzij ze betrekking hebben op Antwerpen.
— Arabisch, Chinees, Duits, Engels, Frans, Jiddisch, Russisch, Marsiaans… Uw internationale kennissenkring interesseert ons geen moer. In Antwerpen spreken we Nederlands.
Hoe hoort het niet?
— Woorden als 'ons', 'onze', 'wij'. Uw tekst komt in Den Brabo en niet in uw eigen periodiek en deze woorden zijn voor onze publicatie niet relevant. Gebruik andere zinswendingen of het onpersoonlijke 'men'. (Een voorbeeld: "Na onze vakantie openen wij met…" wordt "Na de vakantie opent Galerie XYZ met…");
— het werkwoord komen. Voor u komen de mensen misschien naar uw activiteit, voor ons gaan ze daar naartoe.
— zet uw aandachtspunten cursief, of vet, niet onderstreept, niet in (een onleesbare) kleur en zeker nooit in KAPITALEN;
— geen links naar waar wij uw informatie kunnen/moeten ophalen. Als het voor u te vermoeiend is die info in uw mail te zetten, is het voor ons te vermoeiend die informatie ergens te moeten gaan zoeken. (Wat mails betreft die veel te zwaar zouden worden met grote bijlagen en bv. verwijzen naar een downloadlink op WeTransfer geldt dit natuurlijk niet);
— geen (fel)gekleurde achtergronden en fantasieletters die alles alleen maar opvallend onleesbaar maken;
— geen teksten in kaders;
— geen bijlagen in *.pps, *.xls of met exotische extenties;
— geen postnummers. Mensen gaan niet naar een postnummer;
— geen telefoonnummers. Een mailadres voor contactname volstaat. Alleen als dat niet voorhanden is, geeft u een telefoonnummer op;
— nog maar eens: Geel, Herentals, Hoogstraten, Lier, Mechelen, Mol, Turnhout… zijn Antwerpen niet. Berichten uit andere regio's gaan rechtstreeks de prullenbak in!. Leer lezen wat hier staat;
— geen verkapte commerciële reclame. Probeer het niet, want het lukt toch niet. Daarvoor koopt u advertentieruimte.
En nog wat
— Wij zijn het beu voortdurend persinvitaties te ontvangen waarop wij onze aanwezigheid moeten bevestigen, maar waarvan de verzender in kwestie onmiddellijk na het verzenden van zijn/haar persbericht met vakantie gaat. Ofwel blijft u beschikbaar, ofwel duidt u een andere contactpersoon aan. (Ja, dat geldt ook en voornamelijk voor de tikjuffrouwen van zg. communicatie- en PR-bureau's. Communiceren, uffrakes, betekent iets anders dan te zitten roddelen bij een kommeke koffie).
— Vraag ons niet de ontvangst van uw mail te bevestigen. Dat doen we niet. Als uw mail niet juist geadresseerd is, zult u hem wel terugkrijgen. Als u een onwaarschijnlijk grote of zware mail hebt verstuurt waarschijnlijk ook.

Heel realistisch, precies!
Schoolvoorbeeld van hoe het dus niet moet. Er staat nergens waar men moet/kan inschrijven, er staat nergens waar het te doen is, er staat nergens waar betaald kan worden, er staat nergens wie of wat het DC Team en/of het Project Janus dan wel mag zijn. En geloof ons maar op ons communiezieltje: de keerzijde van dit strooibiljet was maagdelijk wit.
Het zal daar nogal een overrompeling geweest zijn!

Ten slotte
— Wees kort en bondig: zeg wat u te zeggen hebt, niet meer (maar ook niet minder). Een persmededeling is geen roman;
— teksten altijd in een tekstformaat, nooit in jpg of gif. Teksten die samen met een illustratie worden ingescand, zijn onbruikbaar. Alle gebruikelijke tekstformaten van AbiWord, Kingsoft Office, LibreOffice, Microsoft ® Office Word 2003 en hoger, OpenOffice, en pdf's zijn goed; a.u.b. geen xls of andere MS® Office-toestanden!;
— vergeet uw typografische talenten maar. 1. Als u er geen opleiding voor hebt maakt u er toch alleen maar een mannekesblad van met waarschijnlijk een soepje van alle lettertypes die op uw pc staan en 2. wij hebben vierkant lak aan uw opmaak. Barnum is al lang dood en platte tekst is ons credo;
— illustraties apart (hoge resolutie hoeft niet). Foto's bij voorkeur in jpg, logo's en tekeningen, al dan niet met tekst, in gif;
— absoluut geen eps-, ai- of andere (exclusieve) Mac-formaten!;
— een deadline, al ooit van gehoord? Mail ons dit alles dus tijdig. 1 uur voor de feiten is veel te laat, 1 dag is gewoon te laat, 1 week rijkelijk kort, een drie- tot zestal weken voordien is geen luxe!;
— vermijdt a.u.b. mails van meerdere MB's; splits grote mails in twee of meer delen (tekst apart, illustraties apart…). Zie TIP 2 onderaan deze pagina;
— voor de hardleersen, nog maar eens: alles in het Nederlands. De officiële voertaal in Antwerpen is het Nederlands. Geen Chinees, Engels, Frans, Marsiaans: anderstalige berichten nemen we niet op;
— voor persberichten per e-mail: geef uw mail én de eventuele bijlagen een originele titel. Anders heten de honderden berichten die wij dagelijks ontvangen allemaal 'persbericht' en dàt weten wij ook wel; titelloze mails komen onmiddellijk op onze spamlijst en gaan vervolgens ongelezen rechtstreeks en zonder pardon de prullenbak in;
— zendt u uw bericht naar meerdere geadresseerden tegelijkertijd? Gebruik dan het BCC-veld van uw mailprogramma. Zo voorkomt u dat iedereen alle adressen kan zien en ze eventueel kan misbruiken voor minder eerbare doeleinden;
— uw organisatie is niet de enige in Antwerpen. Er zijn nog 11en30 wachtenden voor u. Heb dus geduld en begin niet onmiddellijk na het verzenden van uw mail te zoeken waar wij het artikel hebben geplaatst. Daarom nogmaals: wees tijdig!;
— weet u het toch beter en hebt u lak aan deze tips? Prima hoor, u doet maar wat u niet laten kunt, maar de kans op publicatie wordt dan wel danig klein!;
— voor de vrekken: gratis gaat de zon op. Bezorg onze redactie twee toegangskaarten (voor verslaggever en fotograaf) voor een bezoek aan uw evenement en zendt dit alles aan:

elektronisch
De redactie
en lieve help! niet via een Zus of Zo heeft je uitgenodigd om op facebook enzovoort: we doen die mails niet eens open. Stuur een normale mail of stuur helemaal niks. Wij loggen niet in en we worden geen vriend. Vergeet het maar! Persberichten horen niet thuis op facebook en dergelijke bakviswijvenrommel.
per post (**)
Den Brabo
VIIde-Olympiadelaan 126
2020 Antwerpen

TIP 1: Foto's op het net geven het beste resultaat in jpg. Lijntekeningen en grafische bestanden, al dan niet, maar vooral, met ingewerkte letters of tekst, zoals logo's, flyers en affiches, zijn dan weer van veel betere kwaliteit in gif. Scan uw materiaal dus bij voorkeur zo in. Toveren is er niet bij en van een slecht document kunnen wij geen goed maken.
TIP 2: Indien u vrij veel of erg zware (foto)bijlagen bij uw mededeling hebt, maak dan gebruik van de gratis WeTransfer-dienst. Daar kunt u tot 2 GB (!) materiaal uploaden die uw (pers)correspondent er vervolgens weer kan downloaden. Deze dienst is niet alleen gratis; hij vraagt geen account of paswoord, geen installatie en is bovendien erg gebruiksvriendelijk en spamvrij.
• Wanneer het bovenstaande u allemaal niet kan interesseren, want u weet het toch wéér beter nietwaar?, doe dan maar uw verrekte goesting, probeer het en fop vooral uzelf maar: ten slotte zijn wij het eindstation en zijn wij het die beslissen of we iets publiceren of niet…

(*) De opsomming is niet limitatief, met uitzondering van manifestaties van politieke, godsdienstige, religieuze of levensbeschouwelijke aard of met zuiver commerciële doeleinden. Organisaties die om welke reden ook (uitgezonderd wettelijke beperkingen) bevolkingsgroepen uitsluiten tot deelname aan hun manifestatie komen eveneens niet in aanmerking.
(**) Voor postzendingen: onvoldoend gefrankeerde of aangetekende zendingen worden geweigerd. Materiaal (boeken, cd's, cd-r's, dvd's, foto's, usb-sticks, informatiedragers…) ons toegezonden wordt niet geretourneerd en blijft onze eigendom.

De redactie

Stratenplan
Groot-Antwerpen