14 DECEMBER 2006. - Omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie, B.S., 11 januari 2007

1. Begrip, definitie, bevoegdheid

1.1. Wettelijke basis

- Verdrag tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, opgemaakt te Den Haag op 5 oktober 1961 en goedgekeurd door de wet van 5 juni 1975;
- Verdrag betreffende de afschaffing van de legalisatie van akten in de Lidstaten van de Europese Gemeenschappen, ondertekend te Brussel op 25 mei 1987 en goedgekeurd door de wet van 27 november 1996;
- Wet van 31 december 1851 betreffende de consulaten en de consulaire rechtsmacht;
- Wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht, inzonderheid artikel 30;
- Koninklijk besluit van 23 maart 1857 betreffende de bevoegdheden van de consuls op het gebied van de legalisaties en de betekening van gerechtelijke stukken, gewijzigd bij koninklijke besluit van 5 december 2003;
- Koninklijk Besluit van 12 juli 2006 betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten.

1.2. Parlementaire werkzaamheden

Parlementaire Stukken, Senaat, Toelichting, zitting 2003-2004, nr. 3-27/1.

1.3. Definitie van legalisatie

Het artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht, in werking getreden op 1 oktober 2004, bevat een definitie van legalisatie :
« Art. 30. Legalisatie
§ 1. Een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in België geheel of bij uittreksel, in origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd.
De legalisatie bevestigt slechts de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk.
§ 2. De legalisatie wordt gedaan :
1° door een Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar die geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld;
2° bij gebreke hiervan, door een diplomatieke of consulaire ambtenaar van de buitenlandse Staat die de belangen van België in die Staat behartigt;
3° bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken.
§ 3. De Koning bepaalt de nadere regels van de legalisatie. »
Voor een goed begrip van deze wettelijke bepaling voeg ik eveneens het gedeelte toe betreffende artikel 30 uit de memorie van toelichting bij het Wetboek van internationaal privaatrecht :
« Volgens de huidige praktijk worden de stukken gelegaliseerd wanneer geen verdrag is gesloten met de Staat waar de beslissing is geveld of de akte werd opgesteld. Deze handelswijze berust evenwel niet op een wetsbepaling met algemene draagwijdte. Het Wetboek wil die leemte aanvullen.
De vereiste te legaliseren wordt slechts gesteld bij gebreke aan enige andersluidende bepaling in een internationaal verdrag.
Met het oog op legalisatie moeten de identiteit en de bevoegdheid van de buitenlandse autoriteit worden onderzocht, alsook de vertegenwoordigingsbevoegdheid en de rechtmatigheid van de opdracht van de persoon die de legalisatie verricht. De vereisten inzake vertaling die gelden in administratieve en gerechtelijke materies, worden ook gesteld met betrekking tot de overlegging van bedoelde stukken.
De controle is beperkt tot een formele verificatie, waarvan de inhoud in § 1, tweede lid, wordt geformuleerd naar het voorbeeld van artikel 2 van het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten. België heeft dit verdrag geratificeerd. Een dergelijke controle verschilt van een verificatie inzake de erkenning van de beslissing of betreffende de geldigheid van de akte ten opzichte van het normaal toepasselijk recht, wat wordt beheerst door de andere relevante bepalingen in het Wetboek.
Het artikel vult de Wet van 31 december 1851 betreffende de consulaten en de rechtsmacht aan. Waar artikel 16 van voormelde wet betrekking heeft op de akten afkomstig van een Belgische consul, slaat het voorliggende artikel op de beslissing of de akte van een buitenlandse overheid, die enkel nog moet worden gelegaliseerd door een Belgische consul. Artikel 14 van de wet machtigt de consul te legaliseren, op de wijze zoals omschreven in het Koninklijk Besluit van 23 maart 1857 tot regeling van de bevoegdheden van de consuls inzake legalisatie en gerechtelijke betekening. Het Wetboek vult deze bepaling aan. Inderdaad wil het Wetboek enkel een regel van prioriteit tussen de bevoegdheden van de verschillende overheden opstellen. Van zijn kant regelt artikel 14 van de Wet van 1851 een bijzondere bevoegdheid van de consul, d.w.z. een overheid zoals bedoeld in § 2, 1° van voorliggend artikel. De bevoegdheid omschreven in de Wet van 1851 duidt een specifieke consul aan op basis van zijn werkgebied, terwijl artikel 30 van het Wetboek zich beperkt, om de voorrang te regelen, te verwijzen naar een type van overheid. In de praktijk past men in burgerlijke zaken eerst het voorliggende artikel van het Wetboek toe. Vervolgens past men binnen het toepassingveld van zijn onderdeel 1 het artikel 14 van de Wet van 1851 toe, om de consul te kennen die specifiek voor het geval bevoegd is. »

1.4. Doel van de legalisatieprocedure

De legalisatie is een controle aangaande de oorsprong van een document.
Het is een goed instrument om fraude te bestrijden, door na te gaan of een document wel degelijk door de bevoegde overheid met de vereiste hoedanigheid is afgegeven.
Legalisatie is echter ook en wellicht in de eerste plaats een dienst die door de diplomatieke en consulaire ambtenaren en de Minister van Buitenlandse Zaken wordt verleend. Door deze dienst wordt aan vreemde documenten bewijskracht verleend in België of in het buitenland en dit door de authenticiteit vast te stellen van de handtekening en de stempel/zegel. Dit optreden vormt een onderdeel van de consulaire dienstverlening ten voordele van Belgische burgers en van andere personen en vennootschappen.

1.5. Bevoegdheid van de diplomatieke of consulaire ambtenaren

De diplomatieke of consulaire ambtenaren zijn bevoegd om buitenlandse documenten te legaliseren, binnen het kader van bovenstaande bepalingen. De wet kent die bevoegdheid toe aan de diplomaten en aan de consuls, dus niet alleen aan de posthoofden. Deze bevoegdheid wordt niet alleen toegekend aan beroepsambtenaren, maar eveneens aan ere-consuls.

1.6. Bevoegdheid van de Minister van Buitenlandse Zaken

1.6.1. De Minister van Buitenlandse Zaken is bevoegd voor de legalisatie van Belgische documenten die in het buitenland gebruikt zullen worden.
Een dienst Legalisatie is daarvoor opgericht op de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

1.6.2. Bovendien kan de Minister ook buitenlandse documenten legaliseren, maar het is een subsidiaire bevoegdheid : de Minister kan legaliseren indien de eerstgenoemde ambtenaren niet kunnen optreden (Wetboek Internationaal Privaat Recht, artikel 30, § 2).

1.6.3. De ambtenaren van de dienst Legalisatie treden enkel op als door de Minister gedelegeerde ambtenaren en zij zijn dus niet rechtstreeks bevoegd zoals de diplomatieke of consulaire ambtenaren.

1.7. Legalisatie is, volgens de internationale en Belgische wetgeving die van kracht is, een begrip sensu stricto
De legalisatie bevestigt, volgens de internationale en Belgische wetgeving die van kracht is, de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document is bekleed.
Bij uitbreiding wordt door de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd, dus niet enkel de handtekening van degene die het document afgaf. Deze praktijk, die internationaal gekend en aanvaard is, wordt ook omschreven met de term « legalisatie in cascade ».
Elke handtekening wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening kent, meestal omdat hij over een specimen beschikt.
Het verdient evenwel, in de mate van het mogelijke, de voorkeur om de handtekening van de ambtenaar die het document heeft afgeleverd direct te legaliseren om op die manier de inspanningen en kosten voor de aanvrager te beperken. Dit is uiteraard enkel mogelijk als de handtekening van de ambtenaar die het document heeft afgeleverd gekend is bij de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken (onder de vorm van een specimen) of wanneer de controle direct kan gebeuren.
Het is van belang om met zekerheid vast te stellen dat de handtekening en de stempel/zegel authentiek zijn. Hiervoor wendt de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken de gebruikelijke controlemiddelen aan : het specimen waarover hij al beschikt of dat hij ad hoc opvraagt. Er mag geen twijfel blijven bestaan aangaande de authenticiteit van de handtekening of van de stempel/zegel.

1.8. Welke documenten mogen gelegaliseerd worden?

1.8.1. Buitenlandse documenten die gelegaliseerd mogen worden

1.8.1.1. Documenten afgegeven door de buitenlandse overheid. De diplomatieke of consulaire ambtenaar mag alle documenten legaliseren die zijn afgegeven door de overheden van zijn rechtsgebied : uitgiften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand, notariële akten, nationaliteitsattesten, attesten aangaande de burgerlijke stand, verblijfsattesten, verklaringen van gezinssamenstelling, vonnissen, ... etc.
Af en toe wordt ook verzocht om andere verklaringen van de lokale overheid te legaliseren zoals douanepapieren of attesten van uitvoer of van invoer.
Hiervoor gelden steeds dezelfde regels : legalisatie door de diplomatieke of consulaire ambtenaar indien het document aan de wettelijke voorwaarden hiervoor voldoet.
De Minister van Buitenlandse Zaken is subsidiair bevoegd om documenten afgegeven door buitenlandse autoriteiten te legaliseren.

1.8.1.2. Documenten ondertekend door een privé-persoon. Deze documenten kunnen gelegaliseerd worden, op voorwaarde dat de persoon die het document heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt.
De diplomatieke of consulaire ambtenaar controleert de identiteit van de ondertekenaar en de handtekening.

1.8.1.3. Vertalingen. Wanneer een document afgeleverd door een buitenlandse autoriteit aangeboden wordt samen met een vertaling in één van onze landstalen dient de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken zowel het origineel als de vertaling te legaliseren.
Hij legaliseert de handtekening van de bevoegde ambtenaar op het origineel en de handtekening van de vertaler op de vertaling en hecht beide documenten samen met een omgeslagen bovenhoek waarop de zegel van de diplomatieke of consulaire post of de zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking wordt aangebracht, zodanig dat het onmogelijk is beide documenten te scheiden zonder dat dit zichtbaar is.
Voor de vertaling van verstotingakten hebben de diplomatieke en consulaire posten die hiermee te maken hebben ad hoc instructies gekregen vanwege de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking betreffende de opmerking die aangebracht moet worden wanneer het gaat om een procedure van ontbinding van het huwelijk gebaseerd op eenzijdige wil van één van de echtgenoten.

1.8.1.4. Eenvormige afschriften/legalisaties. Ter herinnering : uittreksels/eenvormige afschriften mogen slechts afgeleverd worden door de vreemde autoriteiten die het origineel afgeleverd hebben. Wanneer de documenten voor de behandeling van een dossier door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of de diplomatieke en consulaire posten moeten dienen en de originele documenten aan de aanvrager teruggeven moeten worden, worden gewone fotokopieën, en geen voor eensluidend verklaarde kopieën, van de gelegaliseerde originele documenten in het dossier bewaard of naar de Dienst Vreemdelingenzaken gestuurd voor de visumaanvragen.

1.8.1.5. Diploma's. De diplomatieke of consulaire ambtenaar mag geen éénvormige afschriften maken van diploma's die hem soms voorgelegd worden door buitenlandse studenten voor gebruik in België. Een éénvormig afschrift mag slechts afgeleverd worden door de autoriteit die het origineel afleverde. Dit éénvormig afschrift mag dan gelegaliseerd worden volgens de procedure die in dat land gebruikelijk is.

1.8.2. Belgische documenten of documenten afgegeven in België die gelegaliseerd mogen worden

1.8.2.1. Publieke akten. Afschriften of uittreksels van akten van burgerlijke stand, vonnissen die geveld werden in België, notariële akten, enzovoort.

1.8.2.2. Administratieve documenten. Getuigschriften afgeleverd door de federale, regionale, communautaire, provinciale en gemeentelijke autoriteiten, sanitaire getuigschriften of getuigschriften van herkomst voor goederen, douaneattesten, diploma's, enzovoort.

1.8.2.3. Eensluidende kopieën van Belgische documenten die door de bevoegde Belgische autoriteit afgeleverd werden.

1.8.2.4. Beëdigde vertalingen opgesteld door een beëdigd vertaler in België.

1.8.2.5. Onderhandse documenten voorzien van de handtekening van een Belgische autoriteit (notaris of gemeente), onderhandse documenten getekend door een Belg die geen verblijfplaats meer heeft in België, enzovoort.

1.8.2.6. Medische certificaten gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid.

1.8.2.7. Akten en getuigschriften afgeleverd door de buitenlandse diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in België.

1.8.2.8. Belgische reis-/identiteitsdocumenten. De diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken is niet bevoegd om éénvormige afschriften/gelegaliseerde kopieën te maken van Belgische reis- of identiteitsdocumenten. Hij mag, indien nodig, een consulair attest afleveren waarin wordt verklaard dat aan betreffende persoon het reis- of identiteitsdocument, waarvan de belangrijkste gegevens worden overgenomen (nummer, plaats van afgifte, datum van afgifte...), afgeleverd werd.

1.9. Legalisatieformule aangebracht op alle documenten

De volgende tekst wordt opgenomen in de legalisatieformule : « Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document ». Hiermee wordt vermeden dat de autoriteit die een gelegaliseerd document ontvangt er verkeerdelijk zou van uitgaan dat ook de inhoud werd nagekeken, en dat het document voor waar en echt wordt aangenomen louter op basis van het feit dat het gelegaliseerd is.

1.10. Wat met de inhoud van buitenlandse rechterlijke beslissingen en buitenlandse authentieke akten?

De wet bepaalt dat de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken slechts' (sic) de controle uitvoert van de handtekening en/of van het zegel of de stempel.
Toch kan op het moment van de legalisatie prima facie, blijken dat een buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte tekortkomingen vertoont. De diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken kan in dergelijk geval zijn opmerkingen toevoegen op een vastgehecht blad. Punt 3 in deze omzendbrief omschrijft het optreden in dergelijke gevallen.

2. Weigering legalisatie

2.1. Weigeringsgronden

Een legalisatie kan geweigerd worden in volgende gevallen :
- de handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar (bv na nazicht van het specimen);
- de ondertekenende ambtenaar is niet bevoegd (bv een ambtenaar van een andere gemeente of provincie dan die waar het document werd opgesteld);
- het zegel of de stempel is vals of vervalst, of ongewoon.
Indien de aanvrager een document voorlegt in een vreemde taal die voor de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken onverstaanbaar is, kan hij eveneens de legalisatie weigeren.
In andere gevallen legaliseert de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken het voorgelegde document.
Het doel van het document waarvan de legalisatie aangevraagd wordt, mag en moet niet in overweging worden genomen.
De legalisatie moet niet door de betrokkene persoonlijk aangevraagd worden, behalve voor documenten ondertekend door een privé-persoon (zie supra 1.8.1.2. en 1.8.2.5. Onderhandse documenten).

2.2. Betekening van weigering

Indien de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken vaststelt dat niet aan de voorwaarden is voldaan om een document te legaliseren, deelt hij dat schriftelijk mee aan de aanvrager.
De volgende elementen dienen verplicht vermeld te worden in de weigeringsbeslissing :
- de formele en juiste motivering van de weigering, dat wil zeggen de vermelding van de juridische en feitelijke overwegingen die aan de weigering ten grondslag liggen;
- de vermelding van de beroepsmogelijkheden.
In bijlage 2 bevindt zich een voorbeeld van betekening van een weigeringsbeslissing.
Teneinde een goed overzicht te behouden van de problemen waarmee de diplomatieke of consulaire ambtenaren geconfronteerd worden bij het legaliseren wordt hen verzocht om in elk geval van weigering een kopie van de beslissing ter informatie per mail over te maken aan de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

3. Prima facie problemen met een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte : opmerking aanbrengen na legalisatie

In een aantal gevallen kan de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken vaststellen dat er een probleem is met een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte, ook al is deze afgegeven door een bevoegde ambtenaar. Zo kan de vorm correct zijn, maar er kan in de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte een fout staan.
Voorbeelden van mogelijke fouten :
- de geboortedatum van een volwassene is gelijk aan de datum van afgifte;
- de akte stelt dat een persoon ongehuwd is, terwijl hij/zij zelf verklaart te zijn gehuwd;
- de akte stelt dat een persoon is geboren in X, terwijl duidelijk blijkt (bv uit het dossier op de diplomatieke of consulaire post) dat hij/zij elders geboren is;
- de lokale wet vereist vermelding van de woonplaats van de ouders, terwijl die informatie ontbreekt in een geboorteakte die aan de diplomatieke of consulaire ambtenaar of aan de Minister van Buitenlandse Zaken voorgelegd wordt.
In sommige gevallen is de fout te wijten aan een materiële vergissing; de fout kan ook frauduleuze bedoelingen verbergen.
De vraag is op welke wijze de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken kan en mag optreden in dergelijke gevallen, zowel bij materiële vergissing als bij vermoedelijke poging tot fraude.
Wanneer een diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken prima facie vaststelt dat er een probleem is met een te legaliseren buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, terwijl toch aan alle legalisatievoorwaarden is voldaan, zal hij na het legaliseren zijn opmerking toevoegen op een vastgehecht blad. Op die wijze zal voor elke toekomstige ontvanger van de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte duidelijk blijken welk het probleem is en zal die ontvanger desgewenst om een onderzoek kunnen verzoeken.
Het blindelings aanvaarden van buitenlandse rechterlijke beslissingen en buitenlandse authentieke akten, op basis van een controle van enkel de hoedanigheid van de ondertekenaar, dient niet het belang van ons land op het vlak van fraudebestrijding en strijd tegen illegale immigratie in het kader van de Belgische wetgeving en de internationale verplichtingen van België.
Het feit dat een buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte is gelegaliseerd, betekent niet dat het aanvaard moet worden in ons land. Het is wel een noodzakelijke voorwaarde, maar geen voldoende voorwaarde.

3.1 Welk type van opmerking?

De opmerking moet gaan over een objectief element (zie de voorbeelden van fouten die hierboven in punt 3 worden vermeld) dat te maken heeft ofwel met een feit dat op verkeerde wijze vermeld is in de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte (volgens de elementen voorts in bezit van de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken) ofwel met de niet-naleving van de plaatselijke wetgeving op een of meerdere bepaalde punten die de diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken in de opmerking uitvoerig beschrijft.
De opmerking mag niet gewoon gewag maken van onduidelijke twijfels ("twijfel over de burgerlijke stand van de belanghebbende") of van algemeenheden betreffende bijvoorbeeld de kwaliteit van de akten van de burgerlijke stand die in het betrokken land worden afgegeven. Er is dus evenmin sprake van een beroep op een algemene en systematische opmerking op alle buitenlandse authentieke akten of buitenlandse rechterlijke beslissingen die voor legalisatie worden voorgelegd of op alle buitenlandse authentieke akten of buitenlandse rechterlijke beslissingen van een zeker type in een bepaald land.
De kwaliteit van de formulering van de opmerking zal vaak ook bepalend zijn aangezien de overheid in België daarmee rekening zal houden om al dan niet een onderzoek te laten uitvoeren.

3.2.Waar en hoe wordt de opmerking aangebracht ?

De opmerking wordt toegevoegd op een vastgehecht blad en vermeldt de volledige tekst van de aanmerkingen op dat afzonderlijk blad dat vastgehecht wordt aan de gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, met aanbrenging van het zegel van de diplomatieke of consulaire post of van het zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, half op de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte en half op het aangehechte blad.
De diplomatieke of consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken vermeldt bondig maar duidelijk wat het probleem is met de voorgelegde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte zodat de ontvanger ervan snel het probleem kan inschatten en beoordelen of dit de verwerping van de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte tot gevolg kan hebben.

4. Onderzoek naar een buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte

4.1. Wie kan een onderzoek vragen?

Elke overheid die een gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte in België ontvangt, kan een onderzoek vragen betreffende die beslissing of akte. De overheid kan de gemeentelijke ambtenaar van de burgerlijke stand zijn, de Dienst Vreemdelingenzaken, de dienst Naturalisaties van de Kamer, ... etc.
De diplomatieke of consulaire ambtenaar zelf kan ook op eigen initiatief tot een onderzoek overgaan, wanneer deze een gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte ontvangt in het kader van een aanvraag waarvoor hij krachtens een wet gemachtigd is, bij voorbeeld met het oog op het verlijden van een akte van de burgerlijke stand.

4.2. Wie verricht het onderzoek?

Het onderzoek wordt verricht door de diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats van afgifte van de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte.
De diplomatieke of consulaire ambtenaar kan voor dat onderzoek een beroep doen op de lokale overheid, volgens de aard van het probleem.
Er kunnen geen onkosten gedaan worden voor dat onderzoek tenzij de autoriteit die het onderzoek vraagt zich ertoe verbindt om deze kosten zelf te dragen.

4.3. Welke procedure dient gevolgd te worden om een onderzoek te vragen?

Kort samengevat is de werkwijze als volgt :
- Een Belgische overheid die een gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte ontvangt, kan steeds een onderzoek naar die beslissing of akte vragen, in een schrijven naar de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, met vermelding van de redenen van het verzoek. De autoriteit meldt om welke redenen het onderzoek gevraagd wordt en geeft duidelijk de elementen weer waarom het onderzoek gevraagd wordt (bij voorbeeld : « gelieve een onderzoek in te stellen om te bepalen of de geboortedatum van de betrokken persoon xx/xx/xxxx of yy/yy/yyyy is » of « rekening houdend met document X dat meldt dat de betrokken persoon ongehuwd is en met document Y dat meldt dat betrokken persoon gehuwd is, gelieve een onderzoek in te stellen om de burgerlijke staat van de betrokken persoon te bepalen »).
- De dienst Legalisatie maakt het verzoek over aan de diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats van afgifte van de buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte.
- Indien er kosten verbonden zijn aan het onderzoek, maakt de diplomatieke of consulaire post een kostenraming op en stuurt die rechtstreeks naar de verzoekende overheid. Indien deze laatste beslist om deze kosten te dragen, betaalt ze deze rechtstreeks aan de diplomatieke of consulaire post.
- De diplomatieke of consulaire post deelt het resultaat van het onderzoek rechtstreeks mee aan de verzoekende overheid.

BIJLAGE 1. - Samenvattende schema's
Voor de raadpleging van de tabel, zie Belgisch Staatsblad

BIJLAGE 2. - Model van weigering van legalisatie
Aangetekend + Ontvangstbewijs
Geachte,
Ik verwijs naar uw aanvraag tot legalisatie van volgend(e) document(en) :
Het spijt me U te moeten meedelen dat ik niet op Uw vraag kan ingaan.
Ik heb immers vastgesteld dat :
Indien u niet akkoord gaat met de genomen beslissing kan u een gerechtelijke procedure via een gerechtsdeurwaarder inleiden bij de Rechtbank van eerste aanleg van Brussel. U kan eveneens een verzoekschrift tot vernietiging, eventueel vergezeld van een verzoekschrift tot schorsing, indienen bij de Raad van State van België binnen de 60 dagen na deze betekening. De regeling van deze procedure is vastgelegd in het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling administratie van de Raad van State.
Datum
Handtekening

BIJLAGE 3. - Voorbeelden van beknopte opmerkingen
« inhoud van de akte niet conform art. .... (wetgeving) van (land xyz) »
« vorm van de akte niet conform art. .... (wetgeving) van (land xyz) »
« datum van (bv het huwelijk) vermeld op de akte verschilt van datum gemeld op andere documenten gezien door deze post »
« (spel)fout in de naam van betrokkene »
« inhoud van de akte in strijd met Belgische openbare orde want.... »

Brussel,
De Minister van Buitenlandse Zaken
K. DE GUCHT